UM Toruń: Ruszył system kolejkowy

W trzech wydziałach i dwóch punktach informacyjnych Urzędu Miasta Torunia ruszył system kolejkowy mający na celu usprawnienie obsługi interesantów.

System kolejkowy został wdrożony w pięciu lokalizacjach. Są to:
- Wydział Spraw Administracyjnych, ul. Batorego 38/40
- Wydział Komunikacji, ul. Wały gen. Sikorskiego 25
- Wydział Ewidencji i Zezwoleń, ul. Szosa Chełmińska 27
- Punkt Informacyjny Urzędu Miasta Torunia w CHR Plaza (ul. Broniewskiego 90)
- Punkt Informacyjny Urzędu Miasta CH Copernicus (ul. Żółkiewskiego 15)

Łącznie systemem zostało objętych 37 stanowisk obsługi interesanta. W tym celu uruchomionych jest 6 automatów biletowych.

Do głównych funkcjonalności systemu można zaliczyć:
• obsługę kolejek bieżących,
• obsługę kolejek internetowych - rezerwacja wizyt,
• mechanizm wywoływania klientów urzędu (informacja na monitorach grupowych oraz system przywoływania głosowego),
• mechanizm zamiany biletu drukowanego na wersję elektroniczną, umożliwiającą śledzenie stanu kolejki oraz wysyłanie powiadomień do klienta.

Jak działa system kolejkowy?

1. Pobierz w automacie biletowym bilet z numerem w kolejce i liczbą osób oczekujących na załatwienie swojej sprawy.
2. Idź do sali obsługi, gdzie na ekranach grupowych wyświetlane są numery biletów oczekujących na obsługę.
3. Czekaj na wezwanie do właściwego okienka gdy pracownik wywoła twój numer, wyświetli się on na ekranie grupowym i stanowiskowym oraz usłyszysz zapowiedź słowną. W dwóch lokalizacjach, tj. w PIUM-ach w centrach handlowych Plaza i Copernicus, nie sa generowane zapowiedzi słowne.

W celu umożliwieniarezerwacji wizyty przez Internet od jutra zostanie udostępniony mieszkańcom serwis

rezerwacja.um.torun.pl

, w którym w pięciu prostych krokach można umówić się na wizytę w urzędzie:
1. Wskaż rodzaj sprawy, jaką chcesz załatwić.
2. Wybierz lokalizację, gdzie chcesz się zgłosić.
3. Wybierz termin i godzinę załatwienia sprawy (dostępne są terminy na 30 dni do przodu).
4. Uzupełnij pola niezbędne do przeprowadzenia rezerwacji (imię i nazwisko/nazwa firmy, numer telefonu komórkowego lub adres e-mail).
5. Potwierdź swoją rejestrację, wprowadzając kod otrzymany smsem, a otrzymasz kolejnego smsa z informacją o zarezerwowanym terminie wizyty oraz numerze biletu.

Należy pamiętać, aby we wskazanym dniu być 5-10 minut przed umówionym terminem wizyty. System automatycznie umieszcza klienta na liście osób do obsłużenia we wskazanej przez klienta godzinie.

W przypadku, gdy klient nie pojawił się w urzędzie w momencie wywoływania przez system, następuje wywołanie numeru klienta zgodnie z kolejnością pobrania biletu lub godzin rezerwacji. Klient nie stawił się, więc pracownik wybiera na terminalu przycisk Nie zgłosił się” i przechodzi do wyboru kolejnego klienta. Po jego obsłużeniu, ponownie automatycznie wywoływany jest klient, który nie stawił się o czasie. Jeśli sytuacja się powtórzy, to znów następuje wezwanie kolejnego klienta. Następnie wykonane jest trzecie wezwanie klienta. Jeśli również wtedy klient nie stawi się, system automatycznie usuwa go z kolejki.

Niezależnie od tego, czy zapiszemy się do kolejki bieżącej, czy też internetowej, możemy skorzystać z tzw. biletu elektronicznego. Wystarczy przy użyciu urządzenia mobilnego zeskanować umieszczony na bilecie QR-kod, który przekieruje nas na stronę e-biletu, gdzie będziemy mieli bieżącą informację o stanie kolejki oraz szacowanym czasie oczekiwania na wezwanie. W ramach e-biletu istnieje możliwość otrzymywania z wyprzedzeniem powiadomień np. SMS o konieczności stawienia się w urzędzie w celu załatwienia sprawy.

Fot. Małgorzata Litwin

Urząd Miasta Torunia,

torun.pl/pl/ruszyl-system-kolejkowy