Obieg dokumentów jest podstawą działania każdego biznesu – bez jego sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwo nie będzie prawidłowo się rozwijało. Coraz częściej wykorzystuje się elektroniczny system, który ułatwia zarządzanie firmową dokumentacją. Na czym polega jego działanie i jakie korzyści można odnieść, wprowadzając go do swojego przedsiębiorstwa?
Elektroniczny obieg dokumentów – przykład zastosowania w firmie
Od tego, w jaki sposób dostarczane i przechowywane są dokumenty firmowe, zależy terminowa realizacja wielu ważnych spraw, w tym płatności i wykonywania zleceń. Aby usprawnić pracę firmy na tym poziomie, wykorzystuje się coraz częściej elektroniczny obieg dokumentów w firmie – przykład unowocześnienia obsługi firmowej dokumentacji. Aby wprowadzić go do swojego przedsiębiorstwa, wystarczy skorzystać z usług firmy specjalizującej się w tego typu rozwiązaniach.
Elektroniczny obieg dokumentów to specjalny system, opierający się na digitalizacji firmowej dokumentacji. Wprowadza się ją do dostosowanego do potrzeb firmy systemu, z którego mogą korzystać upoważnione do tego osoby. W efekcie wszystkie potrzebne dokumenty są bardzo łatwo dostępne, już z poziomu komputera i urządzeń mobilnych. Dodatkowo system daje duże możliwości zarządzania i monitorowania dokumentów, dzięki czemu osoby na kierowniczych stanowiskach mogą z łatwością sprawdzić, czy firma nie ma naglących zaległości oraz czy wszystkie obowiązki są wykonywane poprawnie.
Przykładem zastosowania obiegu dokumentów w firmie jest obieg faktur oraz dokumentów finansowych – dzięki wykorzystaniu systemu, można z łatwością sprawdzać, czy wszystkie płatności zostały zrealizowane. System sprawdza się doskonale także w przypadku dokumentów kadrowych oraz wniosków urlopowych, można bowiem dzięki niemu znacznie sprawniej zarządzać pracownikami i dotyczącymi ich sprawami. Ważną funkcją jest również możliwość stałego monitorowania korespondencji wychodzącej i przychodzącej.
Jakie usługi obejmuje elektroniczny obieg dokumentacji?
Firma specjalizująca się w elektronicznym obiegu dokumentacji w firmie zapewnia kompleksowe usługi, pozwalające na pełne wdrożenie i zarządzanie systemem. Przystosowuje system do wszystkich potrzeb firmy oraz pomaga w jego zastosowaniu w codziennym życiu przedsiębiorstwa. Do usług należy także skanowanie dokumentów, które może odbyć się w siedzibie danej firmy lub u klienta. Następnie prowadzona jest digitalizacja dokumentów, czyli wprowadzenie ich do systemu i odpowiednie oznaczenie, by były łatwo dostępne dla użytkowników. Firma zajmuje się także porządkowaniem dokumentów, ich przechowywaniem i archiwizacją – również w tradycyjnym archiwum na papierowe oryginały.
Jakie są zalety unowocześnienia obiegu dokumentów?
Nowoczesny obieg dokumentów w firmie to przykład usprawnienia działania przedsiębiorstwa niedużym kosztem. Profesjonalne usługi są nieocenioną pomocą w zarządzaniu ważnymi dokumentami, co ułatwia realizację wielu znaczących zadań przedsiębiorstwa. Do największych zalet takiego rozwiązania należą:
- możliwość stałego monitorowania statusu dokumentów oraz powiązanych z nimi zadań,
- raporty o upłynięciu terminu wykonania danego zadania (np. opłacenia faktury),
- możliwość monitorowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- ograniczenie zużycia papieru do minimum,
- raporty o statusie dokumentów oraz ilości korespondencji,
- zabezpieczenie ważnych danych przed zagubieniem lub zniszczeniem,
- prosty dostęp do dokumentacji z poziomu komputera lub urządzenia mobilnego dzięki digitalizacji dokumentów.
